· الاتصال الشفهي يختلف عن الاتصال الكتابي :
لدى المستمعين فرصة واحدة للاستماع إلى حديثك، ولن يمكنهم إعادة الاستماع إلى حديثك إذا أحسوا بالحيرة، وفي بعض المواقف سيكون على الجمهور الاستماع إلى عدة عروض في نفس اليوم، لذا عليك الاهتمام بمدى وضوح ما تقدمه، وكن واضحاً فهذا مهم جدا خاصة إذا كان الجمهور سيطرحون أسئلة في أثناء الحديث .
هناك طريقتان معروفتان للاتصال الفعال، الأولى هي جَعْل حديثك سهلاً وبسيطًا وذلك بحصره في (1 – 3 ) نقاط رئيسة، والثانية هي تكرار النقاط الرئيسة بذكرها في المقدمة والشرح والخاتمة(التلخيص ).
· فكر بجمهورك :
يجب مخاطبة أكبر قدر من الجمهور حسب فئاتهم، فبعضهم قد يكون خبراء في موضوع بحثك، وبعضهم الآخر خبراء في المجالات العامة، بينما قد يعرف البقية القليل عن بحثك أو لا يعرفون. ما الفئة المهمة بالنسبة لك؟ وهل ستطلع البقية على تفاصيل موضوعك ؟ في أثناء الشرح مثلا خاطب الخبراء لكن اجعل المقدمة والملخص مفهومين للجميع .
· فكر بأهدافك الخطابية :
حاول أن تطلع الجمهور على أساسيات موضوعك، وحفّزهم لتعلم المزيد, لا يجب أن يحل حديثك محل عرضك للمشروع ولكن يجب أن تثير شهية جمهورك لمعرفة المزيد، ولهذا من المفيد عموما التلميح في العرض إلى المعلومات التي لا يمكن تغطيتها بشكل كاف في الحديث .
· نظَّم عرضك :
يجب أن يكون عرضك جيد الإعداد، ويتصف بالتتابع المنطقي مع انتقال جيد بين الأفكار، ووسائل الإعلام التي تنوي استخدامها، ويجب أن تكون الخلاصة واضحة ومدعومة بالأمثلة.
· كن مبدعا :
حاول إعداد عرض جيد باستخدام وسائل الإعلام بطريقة غير متوقعة أو مألوفة؛ لجذب اهتمام الجمهور ولفت انتباههم.
· قم بإعداد افتتاحية مثيرة / شيقة :
ستحتاج إلى جذب انتباه الجمهور منذ البداية بطريقة غير عادية كإلقاء حكاية / طرفة / أو حكاية هزلية، أو إلقاء عبارات غير مألوفة تتعلق بالمشروع، وقد تنجح هذه الأمثلة في تحقيق الهدف، وربما قد تستطيع عمل استفتاء بسيط للجمهور لمعرفة إجاباتهم أو آرائهم حول موضوع ما أو قضية معينة ومقارنة إجاباتهم بالإجابات التي اكتشفتها أنت من خلال دراستك للموضوع نفسه ( مثلا آراؤهم حول التدخين ) ، ويمكنك أيضا أن تحاول جعلهم يغمضون أعينهم لتأخذهم في رحلة أسطورية عن طريق حكاية خيالية مرتبطة بموضوع بحثك ، أو جعلهم يبنون صورة ذهنية بصرية والتي يمكنك أن توسعها من خلال حديثك. تذكر أنك محتاج لجذب نطاق واسع من الجمهور مهما كانت الوسيلة التي تود استخدامها.
· قم بإعداد نشرات تلخص حديثك :
قم بإعداد بعض الصفحات كنشرات تلخص النقاط المهمة للبحث الذي ستغطيه في حديثك مع ذكر وشرح مفصل للأدلة التي تدعم حديثك بحيث تتضمن نسخاً لصور يمكنك استخدامها في العرض لمساعدة المشاركين على تذكر النقاط التي ذكرتها سابقا.
· اختر أفضل الصور لاستخدامها كأدوات / وسائل بصرية :
لا تفكر بأنك ستحتاج إلى كل الأدوات / الوسائل التي جمعتها كالمخططات، والصور والرسوم البيانية بل اختر مجموعة من هذه الأدوات التي ستساعد الجمهور على فهم أفضل للبحث.
· اختر ثلاثة أفكار رئيسة تريد لجمهورك إدراكها ومعرفتها :
من المحتمل أن يتذكر الجمهور ثلاثة أشياء فقط من العرض ولهذا يجب عليك الآتي:
- خطّط مبدئيا لهذه النقاط الثلاث، واذكرها في المقدمة.
- إذا كان لديك أربع نقاط مهمة اختصرها إلى ثلاث؛ لأن الجمهور لا يتذكر سوى ثلاث نقاط فقط ولهذا يجب عليك اختيار النقاط الثلاث التي تود أن يتذكرها الجمهور؛ فخير الكلام ما قل ودل .
- قم بتدعيم النقاط التي ستذكرها بالأمثلة والأدلة الأخرى خلال عملية الشرح .
- راجع النقاط الثلاث في الخاتمة ولخصها .
· فكر بحديثك كأنه مشابه للساعة الرملية :
تحتاج في البداية إلى جذب الجمهور في بؤرة لحصر وتركيز انتباههم للنقاط التي تريدهم أن يتذكروها، وسّع النقاط مرة أخرى في الجزء الأخير من حديثك ( مثل فكرة الساعة الرملية حيث تتسع في البداية ثم تضيق وتتسع مرة أخرى في النهاية ).
وستود التوسع في أفكارك الرئيسة عند هذه المرحلة عن طريق تطبيقها على المواقف المختلفة، وضع التوصيات المتعلقة بنتائج بحثك.
· تدرب على عرضك Rehearse your presentation ** :
سيكون عرضك أفضل كلما تدربت عليه، خطّط للتدريب بصوتٍ عالٍ أربع مرات على الأقل وقد يكون ذلك أمام المرآة، ومثل أي نوع من أنواع الأداء كالرياضة أو التمثيل؛ فالكلام يتحسّن مع الممارسة، وقّت زمن العرض مقابل ساعة حائط؛ لتعرف الوقت مع التحدث بوضوح، ومن الأفضل الاختصار بإلغاء بعض الكلمات بدلاً من التحدث بسرعة كبيرة كي يسهل على الجمهور متابعة ما تقوله، واطلب من أحد الأصدقاء أو الأقارب ملاحظتك، وإبداء المقترحات؛ لتحسين أدائك ولغة الجسد التي تضمنها الأداء. قد ترغب أن يتم تصويرك بالفيديو كي تقيَّم أداءك، وتحدد نقاط الضعف، وتضع البدائل.
أثناء العرض ( During The Presentation ) **
أثناء تقديم عرضك تذكر النصائح الآتية :
· لغة الجسد Body language ** مهمة حيث يفضل الوقوف، والمشي، أو التحرك مع إشارات اليد، وتعبيرات الوجه الملائمة بدلا من الوقوف الثابت، أو الجلوس، وقراءة خطاب تم تحضيره وإعداده مسبقا، استخدم الأدوات والوسائل البصرية وما يمكنك الاستعانة به إذا كان ملائما وضروريا.
· لا تبهر الجمهور أكثر من اللازم Do not over-dazzle your audience ** بالاستخدام الزائد للرسوم والمقاطع الصوتية أو الألوان المبهرجة غير الملائمة لموضوعك، يجب على الجمهور الانتباه لأفكارك وليس محاولة تخمين نوع المؤثرات الخاصة القادمة.
· قدم نظرة عامة أو مخطط لحديثك Give an Overview of the Talk ** لمساعدة الجمهور على توقع النقاط المهمة التي تود مناقشتها مما يؤدي إلى تركيز انتباههم بشكل أكثر في أثناء العرض، ولا يعني استماع المشاركين باهتمام مع مشاركتهم في حديثك تقييمهم لما تقول فقط بل يعني أيضا تفكيرهم المسبق لما تريد قوله، والتفكير حول الأدلة التي ستزودهم بها لتساند النقاط التي تعرضها .
· لا تجهد جمهورك Do not torture your audience ** بوضع مستندات طويلة مطبوعة بخط صغير على جهاز العرض الرأسي، أو جهاز عرض الشرائح، ويجب أن يحتوي الإطار على فكرة واحدة مع دليل مساند.
· تكلم بوضوح Speak clearly ** مستخدما صوتًا واضحًا مع النطق الصحيح والدقيق للكلمات والمصطلحات كي يسمعك الجمهور كله جيداً.
· تكلم باقتناع وإيمان راسخ Speak with conviction ** إذا كنت تؤمن بما تقوله فعلاً، واقنع جمهورك بصورة فعالة، بحيث تحوي المادة الشفهية التي تعرضها المحتويات / المكونات المطلوبة للورقة البحثية نفسها، كالتسلسل المنطقي من المقدمة إلى الموضوع ( أدلة مساندة ذات قوة ، ومعلومات حديثة ) إلى الملخص والخلاصة .
· لا تقرأ من ( ورقة ) الملاحظات Do not read from notes **حتى في حالة أيّ تمديد للوقت الأصلي للعرض على الرغم من أن مسألة النظر السريع أو اللمحة الخاطفة المتكررة إلى الملاحظات تعتبر مقبولة. تكلم بثقة ولا تتمتم ، صحّح كلامك إذا أخطأت وتابع دون الحاجة إلى ذكر أعذار أو الاعتذار بإسراف.
· حافظ على الاتصال البصري الفعال Maintain sincere eye contact ** مع جمهورك ، استخدم طريقة الثلاث ثواني :مثلا انظر مباشرة إلى عيني أي شخص من الجمهور لمدة لا تتجاوز ثلاث ثواني في وقت ما، وابق على اتصال مباشر بالعين مع الجمهور، وانظر نظرة خاطفة سريعة إلى الجمهور كله من فترة إلى أخرى في أثناء حديثك، واستخدم الاتصال البصري لجعل كل شخص من الجمهور يشعر أنه مشارك في العرض .
· تكلم مع جمهورك Speak to your audience ** استمع إلى أسئلتهم وتجاوب مع ردود أفعالهم ، وعدَّل وكيّف حديثك حسب استجاباتهم وكن مستعدًا لتغيير طريقتك إذا أحسست أن الجمهور لا يفهم ما تقوله أو تعرضه، وتذكر أن الاتصال هو مفتاح العرض الناجح، إذا كان لديك وقت قصير يجب عليك معرفة ما ينبغي إلغاؤه أو عدم ذكره دون أن يقلل من أهمية ما تعرضه ، أما إذا كان لديك وقت أطول يجب عليك معرفة ما ينبغي إضافته ويثري العرض بطريقة فعالة ، وكن دائماً مستعدًا لما هو غير متوقع .
· توقف مؤقتا Pause ** بحيث تمنح نفسك وجمهورك وقتا قصيراً للتفكير، ولا تسرع في عرضك فتعطي نفسك وجمهورك الإحساس بالإجهاد من أثر السرعة.
· أضف المرح Add humor ** كلما كان ذلك ممكنا ومناسبا وأبقِ الجمهور على درجة من الاهتمام والإثارة طوال العرض، وتذكر أن الحديث الشيق يجعل الوقت يمر سريعا، بينما الحديث الممل يجعل الوقت يبدو أطول وصعب الاحتمال حتى لو استغرق الوقت نفسه.
· وزع النشرات Have handouts ** في الوقت المناسب، واطلع الجمهور مسبقًا بأنك ستعطيهم هذه النشرات كي لا يضيعوا وقتهم في تدوين ملاحظات غير ضرورية في أثناء العرض، ولكن لا توزعها مبكرًا جدًّا؛ كي لا ينشغل بعض الجمهور بقراءتها بدلا من الانتباه للعرض نفسه .
· اعرف متى تتوقف Know when to stop talking ** استخدم ساعة توقيف أو ساعة حائط لمراقبة الوقت في أثناء العرض وتلخيص النقاط المهمة بالطريقة نفسها التي تنهي بها خلاصة الورقة البحثية. إن عملية إنهاء العرض مهمة جدا فلا تقلل من شأنها. انهِ العرض بملاحظة شيقة أو كلام مناسب، واترك انطباعا إيجابيا لدى الجمهور، وإحساسا باكتمال العرض، ولا تقلل من شأن ملاحظاتك النهائية، في النهاية اشكر جمهورك واجلس.
لدى المستمعين فرصة واحدة للاستماع إلى حديثك، ولن يمكنهم إعادة الاستماع إلى حديثك إذا أحسوا بالحيرة، وفي بعض المواقف سيكون على الجمهور الاستماع إلى عدة عروض في نفس اليوم، لذا عليك الاهتمام بمدى وضوح ما تقدمه، وكن واضحاً فهذا مهم جدا خاصة إذا كان الجمهور سيطرحون أسئلة في أثناء الحديث .
هناك طريقتان معروفتان للاتصال الفعال، الأولى هي جَعْل حديثك سهلاً وبسيطًا وذلك بحصره في (1 – 3 ) نقاط رئيسة، والثانية هي تكرار النقاط الرئيسة بذكرها في المقدمة والشرح والخاتمة(التلخيص ).
· فكر بجمهورك :
يجب مخاطبة أكبر قدر من الجمهور حسب فئاتهم، فبعضهم قد يكون خبراء في موضوع بحثك، وبعضهم الآخر خبراء في المجالات العامة، بينما قد يعرف البقية القليل عن بحثك أو لا يعرفون. ما الفئة المهمة بالنسبة لك؟ وهل ستطلع البقية على تفاصيل موضوعك ؟ في أثناء الشرح مثلا خاطب الخبراء لكن اجعل المقدمة والملخص مفهومين للجميع .
· فكر بأهدافك الخطابية :
حاول أن تطلع الجمهور على أساسيات موضوعك، وحفّزهم لتعلم المزيد, لا يجب أن يحل حديثك محل عرضك للمشروع ولكن يجب أن تثير شهية جمهورك لمعرفة المزيد، ولهذا من المفيد عموما التلميح في العرض إلى المعلومات التي لا يمكن تغطيتها بشكل كاف في الحديث .
· نظَّم عرضك :
يجب أن يكون عرضك جيد الإعداد، ويتصف بالتتابع المنطقي مع انتقال جيد بين الأفكار، ووسائل الإعلام التي تنوي استخدامها، ويجب أن تكون الخلاصة واضحة ومدعومة بالأمثلة.
· كن مبدعا :
حاول إعداد عرض جيد باستخدام وسائل الإعلام بطريقة غير متوقعة أو مألوفة؛ لجذب اهتمام الجمهور ولفت انتباههم.
· قم بإعداد افتتاحية مثيرة / شيقة :
ستحتاج إلى جذب انتباه الجمهور منذ البداية بطريقة غير عادية كإلقاء حكاية / طرفة / أو حكاية هزلية، أو إلقاء عبارات غير مألوفة تتعلق بالمشروع، وقد تنجح هذه الأمثلة في تحقيق الهدف، وربما قد تستطيع عمل استفتاء بسيط للجمهور لمعرفة إجاباتهم أو آرائهم حول موضوع ما أو قضية معينة ومقارنة إجاباتهم بالإجابات التي اكتشفتها أنت من خلال دراستك للموضوع نفسه ( مثلا آراؤهم حول التدخين ) ، ويمكنك أيضا أن تحاول جعلهم يغمضون أعينهم لتأخذهم في رحلة أسطورية عن طريق حكاية خيالية مرتبطة بموضوع بحثك ، أو جعلهم يبنون صورة ذهنية بصرية والتي يمكنك أن توسعها من خلال حديثك. تذكر أنك محتاج لجذب نطاق واسع من الجمهور مهما كانت الوسيلة التي تود استخدامها.
· قم بإعداد نشرات تلخص حديثك :
قم بإعداد بعض الصفحات كنشرات تلخص النقاط المهمة للبحث الذي ستغطيه في حديثك مع ذكر وشرح مفصل للأدلة التي تدعم حديثك بحيث تتضمن نسخاً لصور يمكنك استخدامها في العرض لمساعدة المشاركين على تذكر النقاط التي ذكرتها سابقا.
· اختر أفضل الصور لاستخدامها كأدوات / وسائل بصرية :
لا تفكر بأنك ستحتاج إلى كل الأدوات / الوسائل التي جمعتها كالمخططات، والصور والرسوم البيانية بل اختر مجموعة من هذه الأدوات التي ستساعد الجمهور على فهم أفضل للبحث.
· اختر ثلاثة أفكار رئيسة تريد لجمهورك إدراكها ومعرفتها :
من المحتمل أن يتذكر الجمهور ثلاثة أشياء فقط من العرض ولهذا يجب عليك الآتي:
- خطّط مبدئيا لهذه النقاط الثلاث، واذكرها في المقدمة.
- إذا كان لديك أربع نقاط مهمة اختصرها إلى ثلاث؛ لأن الجمهور لا يتذكر سوى ثلاث نقاط فقط ولهذا يجب عليك اختيار النقاط الثلاث التي تود أن يتذكرها الجمهور؛ فخير الكلام ما قل ودل .
- قم بتدعيم النقاط التي ستذكرها بالأمثلة والأدلة الأخرى خلال عملية الشرح .
- راجع النقاط الثلاث في الخاتمة ولخصها .
· فكر بحديثك كأنه مشابه للساعة الرملية :
تحتاج في البداية إلى جذب الجمهور في بؤرة لحصر وتركيز انتباههم للنقاط التي تريدهم أن يتذكروها، وسّع النقاط مرة أخرى في الجزء الأخير من حديثك ( مثل فكرة الساعة الرملية حيث تتسع في البداية ثم تضيق وتتسع مرة أخرى في النهاية ).
وستود التوسع في أفكارك الرئيسة عند هذه المرحلة عن طريق تطبيقها على المواقف المختلفة، وضع التوصيات المتعلقة بنتائج بحثك.
· تدرب على عرضك Rehearse your presentation ** :
سيكون عرضك أفضل كلما تدربت عليه، خطّط للتدريب بصوتٍ عالٍ أربع مرات على الأقل وقد يكون ذلك أمام المرآة، ومثل أي نوع من أنواع الأداء كالرياضة أو التمثيل؛ فالكلام يتحسّن مع الممارسة، وقّت زمن العرض مقابل ساعة حائط؛ لتعرف الوقت مع التحدث بوضوح، ومن الأفضل الاختصار بإلغاء بعض الكلمات بدلاً من التحدث بسرعة كبيرة كي يسهل على الجمهور متابعة ما تقوله، واطلب من أحد الأصدقاء أو الأقارب ملاحظتك، وإبداء المقترحات؛ لتحسين أدائك ولغة الجسد التي تضمنها الأداء. قد ترغب أن يتم تصويرك بالفيديو كي تقيَّم أداءك، وتحدد نقاط الضعف، وتضع البدائل.
أثناء العرض ( During The Presentation ) **
أثناء تقديم عرضك تذكر النصائح الآتية :
· لغة الجسد Body language ** مهمة حيث يفضل الوقوف، والمشي، أو التحرك مع إشارات اليد، وتعبيرات الوجه الملائمة بدلا من الوقوف الثابت، أو الجلوس، وقراءة خطاب تم تحضيره وإعداده مسبقا، استخدم الأدوات والوسائل البصرية وما يمكنك الاستعانة به إذا كان ملائما وضروريا.
· لا تبهر الجمهور أكثر من اللازم Do not over-dazzle your audience ** بالاستخدام الزائد للرسوم والمقاطع الصوتية أو الألوان المبهرجة غير الملائمة لموضوعك، يجب على الجمهور الانتباه لأفكارك وليس محاولة تخمين نوع المؤثرات الخاصة القادمة.
· قدم نظرة عامة أو مخطط لحديثك Give an Overview of the Talk ** لمساعدة الجمهور على توقع النقاط المهمة التي تود مناقشتها مما يؤدي إلى تركيز انتباههم بشكل أكثر في أثناء العرض، ولا يعني استماع المشاركين باهتمام مع مشاركتهم في حديثك تقييمهم لما تقول فقط بل يعني أيضا تفكيرهم المسبق لما تريد قوله، والتفكير حول الأدلة التي ستزودهم بها لتساند النقاط التي تعرضها .
· لا تجهد جمهورك Do not torture your audience ** بوضع مستندات طويلة مطبوعة بخط صغير على جهاز العرض الرأسي، أو جهاز عرض الشرائح، ويجب أن يحتوي الإطار على فكرة واحدة مع دليل مساند.
· تكلم بوضوح Speak clearly ** مستخدما صوتًا واضحًا مع النطق الصحيح والدقيق للكلمات والمصطلحات كي يسمعك الجمهور كله جيداً.
· تكلم باقتناع وإيمان راسخ Speak with conviction ** إذا كنت تؤمن بما تقوله فعلاً، واقنع جمهورك بصورة فعالة، بحيث تحوي المادة الشفهية التي تعرضها المحتويات / المكونات المطلوبة للورقة البحثية نفسها، كالتسلسل المنطقي من المقدمة إلى الموضوع ( أدلة مساندة ذات قوة ، ومعلومات حديثة ) إلى الملخص والخلاصة .
· لا تقرأ من ( ورقة ) الملاحظات Do not read from notes **حتى في حالة أيّ تمديد للوقت الأصلي للعرض على الرغم من أن مسألة النظر السريع أو اللمحة الخاطفة المتكررة إلى الملاحظات تعتبر مقبولة. تكلم بثقة ولا تتمتم ، صحّح كلامك إذا أخطأت وتابع دون الحاجة إلى ذكر أعذار أو الاعتذار بإسراف.
· حافظ على الاتصال البصري الفعال Maintain sincere eye contact ** مع جمهورك ، استخدم طريقة الثلاث ثواني :مثلا انظر مباشرة إلى عيني أي شخص من الجمهور لمدة لا تتجاوز ثلاث ثواني في وقت ما، وابق على اتصال مباشر بالعين مع الجمهور، وانظر نظرة خاطفة سريعة إلى الجمهور كله من فترة إلى أخرى في أثناء حديثك، واستخدم الاتصال البصري لجعل كل شخص من الجمهور يشعر أنه مشارك في العرض .
· تكلم مع جمهورك Speak to your audience ** استمع إلى أسئلتهم وتجاوب مع ردود أفعالهم ، وعدَّل وكيّف حديثك حسب استجاباتهم وكن مستعدًا لتغيير طريقتك إذا أحسست أن الجمهور لا يفهم ما تقوله أو تعرضه، وتذكر أن الاتصال هو مفتاح العرض الناجح، إذا كان لديك وقت قصير يجب عليك معرفة ما ينبغي إلغاؤه أو عدم ذكره دون أن يقلل من أهمية ما تعرضه ، أما إذا كان لديك وقت أطول يجب عليك معرفة ما ينبغي إضافته ويثري العرض بطريقة فعالة ، وكن دائماً مستعدًا لما هو غير متوقع .
· توقف مؤقتا Pause ** بحيث تمنح نفسك وجمهورك وقتا قصيراً للتفكير، ولا تسرع في عرضك فتعطي نفسك وجمهورك الإحساس بالإجهاد من أثر السرعة.
· أضف المرح Add humor ** كلما كان ذلك ممكنا ومناسبا وأبقِ الجمهور على درجة من الاهتمام والإثارة طوال العرض، وتذكر أن الحديث الشيق يجعل الوقت يمر سريعا، بينما الحديث الممل يجعل الوقت يبدو أطول وصعب الاحتمال حتى لو استغرق الوقت نفسه.
· وزع النشرات Have handouts ** في الوقت المناسب، واطلع الجمهور مسبقًا بأنك ستعطيهم هذه النشرات كي لا يضيعوا وقتهم في تدوين ملاحظات غير ضرورية في أثناء العرض، ولكن لا توزعها مبكرًا جدًّا؛ كي لا ينشغل بعض الجمهور بقراءتها بدلا من الانتباه للعرض نفسه .
· اعرف متى تتوقف Know when to stop talking ** استخدم ساعة توقيف أو ساعة حائط لمراقبة الوقت في أثناء العرض وتلخيص النقاط المهمة بالطريقة نفسها التي تنهي بها خلاصة الورقة البحثية. إن عملية إنهاء العرض مهمة جدا فلا تقلل من شأنها. انهِ العرض بملاحظة شيقة أو كلام مناسب، واترك انطباعا إيجابيا لدى الجمهور، وإحساسا باكتمال العرض، ولا تقلل من شأن ملاحظاتك النهائية، في النهاية اشكر جمهورك واجلس.
